Abb. 2: Beispiel für das Festlegen von Betrachtungseinheiten
Bei der Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdungen ist es – außer in Kleinstbetrieben – nicht zweckmäßig, den kompletten Betrieb als Ganzes zu beurteilen. Andererseits ist es auch nicht nötig, für jede einzelne Person eine eigene Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Stattdessen wird der Betrieb vor Beginn der eigentlichen Gefährdungsbeurteilung gedanklich in Einheiten zerlegt, die anschließend getrennt betrachtet und analysiert werden. Sinnvolle Betrachtungseinheiten sind Arbeitsplätze bzw. Tätigkeiten mit gleichartigen Arbeitsbedingungen und Gefährdungen, die eine zusammengefasste Beurteilung und Dokumentation erlauben.
Zunächst ist es also erforderlich, die zu beurteilenden Arbeitsplätze voneinander abzugrenzen.
Dazu wird ermittelt, welche Arbeitsplätze im Betrieb existieren. Als Hilfsmittel können hier Dokumente zur Aufbauorganisation wie z. B. Organigramme, Stellenverteilungspläne u. ä. herangezogen werden (vgl. Abb. 2).
Bei Arbeitsplätzen mit häufig wechselnden Arbeitsaufgaben oder Arbeitsorten (z. B. bei Instandhaltungspersonal) ist es zweckmäßig, einzelne Tätigkeiten als Betrachtungseinheit festzulegen (sog. "tätigkeitsbezogene Beurteilung").
Eine Abgrenzung in Form einer getrennten Beurteilung ist dann sinnvoll, wenn sich die Arbeitsplätze/Tätigkeiten in einem oder in mehreren der nachfolgend genannten Merkmale deutlich unterscheiden:
Nachdem die Betrachtungseinheiten abgegrenzt und festgelegt wurden, wird im nächsten Schritt für jede Betrachtungseinheit (d. h. für jeden Arbeitsplatz bzw. jede Tätigkeit) eine Ermittlung der Gefährdungen durchgeführt.