Die Unternehmerin bzw. der Unternehmer hat die erforderlichen Voraussetzungen für die ordnungsgemäße Durchführung von Prüfungen und Kontrollen (insbesondere Sicht- und Funktionsprüfungen, siehe Abschnitt 3.2.1) zu schaffen und ist für deren Organisation und Beauftragung verantwortlich.
Bei der Beauftragung von Personen (Auftragnehmer) für die Prüfung von maschinentechnischen Arbeitsmittel der Veranstaltungstechnik hat die Unternehmerin bzw. der Unternehmer als Auftraggeber die zu prüfenden Arbeitsmittel eindeutig zu benennen.
Bei Vergabe eines Prüfauftrags sind Prüfart, -tiefe und -umfang sowie die Zulässigkeitsgrenzen der beabsichtigten Prüfverfahren zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer einer Prüfung abzustimmen. Es ist vom Auftraggeber zu gewährleisten, dass die zu prüfenden oder zu kontrollierenden Arbeitsmittel zugänglich sind und dass ausreichend bemessene Zeit für die Prüf- oder Kontrolltätigkeit zur Verfügung steht.
Zusätzlich ist die für die Prüfung beauftragte Person vom Auftraggeber über alle erforderlichen Rahmenbedingungen oder besondere Gegebenheiten im Betrieb zu informieren und ihr sind die Ergebnisse vorhergehender Prüfungen zur Kenntnis zu geben. Die Bereitstellung oder Benutzung von Arbeitsmitteln und Hilfsmitteln für die Prüfung ist zu vereinbaren. Ebenso sind die Personen zu autorisieren, die als Vertreter des Auftraggebers die weitere Erläuterung der Prüfergebnisse durch den Auftragnehmer (beispielsweise zur Abschlussbesprechung) entgegennehmen sollen.
Stellt der Auftragnehmer fest, dass er für die Prüfung nicht ausreichend qualifiziert ist oder die Durchführung der Prüfungen nicht mit der notwendigen Objektivität durchführen kann, so gibt er den Prüfauftrag zurück.
Ist der Prüfauftrag (Art und Umfang) nicht umfassend genug vorgegeben, so informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber und schlägt ihm vor, welche spezifischen Prüfungen notwendig sind.
Die Beauftragung für die Prüfung muss vom Auftraggeber schriftlich erfolgen. Hierbei muss sichergestellt sein, dass vom Auftragnehmer neben dem Stand der Technik auch diejenigen Vorschriften und Regelwerke der Unfallversicherungsträger und des Staates beachtet werden, die für den Auftraggeber gelten, siehe auch § 5 der DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention".
Vor Beginn der Prüfung ist der Auftragnehmer vom Auftraggeber über spezifische Gefährdungen oder Verhaltensregeln im Betrieb zu informieren und erforderlichenfalls vor Ort einzuweisen (§13 BetrSichV).
Für den Ablauf der Prüfungen hat der Auftragnehmer eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Die daraus resultierenden Maßnahmen sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Bei der Durchführung der Prüfung sind gefährliche Betriebszustände zu vermeiden. Entstehen bei der Prüfung unvorhergesehene gefährliche Betriebszustände, ist die Prüfung abzubrechen. Die Prüfung darf erst nach Beseitigung der gefährlichen Betriebszustände fortgesetzt werden.
Alle bei der Prüfung beteiligten Personen sind hinsichtlich des Ablaufes der Prüfung und der notwendigen Verhaltensregeln vom Auftragnehmer zu unterweisen.
Mit der Prüfung beauftragte Personen (Ermächtigte Sachverständige) haben die Ergebnisse der Prüfung entsprechend den Festlegungen nach Abschnitt 3.4 zu dokumentieren.
Bestandteil einer Prüfung ist eine Abschlussbesprechung. Diese soll von der mit der Prüfung beauftragten Person, mit den vom Auftraggeber autorisierten Personen und den von den Ergebnissen der Prüfung betroffenen Personen durchgeführt werden. Eine Gesprächsnotiz ist in die Dokumentation mit aufzunehmen.
Der Auftraggeber muss das Ergebnis der Prüfung anhand des Prüfauftrages sowie der erstellten Dokumentation verifizieren.
Er ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen für eine sichere Verwendung des maschinentechnischen Arbeitsmittels der Veranstaltungstechnik durchzuführen. Der Betrieb darf erst dann aufgenommen werden, wenn eventuell festgestellte Mängel behoben wurden und die sichere Funktion nachgewiesen worden ist.
Werden bei der Prüfung von der mit der Prüfung beauftragten Person Mängel festgestellt, die außerhalb des vom Auftraggeber festgelegten Prüfauftrages liegen, so ist dieses zu dokumentieren und dem Auftraggeber mitzuteilen.
Die Unternehmerin bzw. der Unternehmer hat als Auftraggeber dann unmittelbar dafür zu sorgen, dass die Ergebnisse der Prüfung den Personen im Unternehmen, für deren Tätigkeit die Ergebnisse relevant sind, bekannt gegeben werden (siehe Abschnitt 2.3).